Bilgi bankası

Veri envanteri nasıl çıkarılır

Uyum çalışmasının temeli. Doğru çıkarılmış bir envanter olmadan politika da, imha da, başvuru yanıtı da havada kalır.

Ne zaman kullanılır: KVKK uyumuna başlarken, ISO 27701 kurulumunda ve bir denetim öncesi.

Adımlar

01
Birimleri listeleyin
Kişisel veriye dokunan her birimi yazın: İK, muhasebe, satış, pazarlama, bilgi işlem, saha. Hiçbirini atlamayın; en beklenmedik veri en beklenmedik yerde çıkıyor.
02
Her birimle yarım saat oturun
Soru şu: günlük işinde hangi kişi bilgisine dokunuyorsun, nereden geliyor, nerede tutuyorsun, kime gönderiyorsun. Teknik terim kullanmayın; süreci anlattırın.
03
Sistemleri de ayrıca tarayın
Kimsenin söylemediği sistemler olur: eski bir paylaşımlı klasör, bir form aracı, bir yedek. Bilgi işlemle sistem envanterini karşılaştırın.
04
Her satır için amaç ve hukuki sebep yazın
Bu veriyi neden işliyoruz ve Kanun'un hangi maddesine dayanıyoruz. Amaç yazılamıyorsa o veri muhtemelen gereksiz toplanıyordur.
05
Aktarımları işaretleyin
Veri kurum dışına çıkıyorsa kime, hangi amaçla, hangi sözleşmeyle. Bulut sağlayıcılar ve dış hizmet alımları buraya girer.
06
Saklama süresini ve dayanağını ekleyin
Ne kadar tutuyoruz ve neden. 'İhtiyaç olur' bir dayanak değil; kanun, zamanaşımı ya da tanımlı bir iş gerekçesi olmalı.
07
Güncelleme sorumlusunu atayın
Envanter bir kerelik iş değil. Yeni bir sistem ya da süreç geldiğinde kimin güncelleyeceği belli olmalı.

Rehberler genel uygulama anlatır, hukuki tavsiye değildir. Mevzuatın güncel metni için resmi kaynağa bakın.

Ücretsiz ön değerlendirme, mevcut durumunuzu çıkarır ve hangi adımın önce gelmesi gerektiğini söyler. Sonrasında devam etmek zorunda değilsiniz.

Önce kendiniz bakın

Yirmi beş soruluk KVKK uyum testi; alan alan puan ve öncelik önerisi. Kayıt gerekmiyor.

Birlikte bakalım

Mevcut durumunuzu konuşalım, hangi adımın önce geldiğini ve ne kadar süreceğini çıkaralım.